Scheduling Toolkit

日程安排工具包旨在为系主任收集相关信息和资源，以帮助建立课程安排.

系主任收集所有需要的相关信息来制定课程表草案.

问系主任的问题 系主任资源

When 我应该开始收集数据吗?

应该开始收集数据了 no later than eight weeks 在计划构建截止日期之前.

What data should I gather?

除了下面引用的资源外，还可以从 Institutional Effectiveness, 招生计划资源, Scheduling Resources, and Astra Schedule to support this process.

我系的教学预算和对外经济贸易津贴目标是什么?

咨询你的院长/副院长.

问系主任的问题 系主任资源

有什么课程被指定为 current term?

请参考学位路线图，以确定需要提供哪些课程: AL, BE, CCOE, ECST, RXHHS, NSS

What courses were offered in previous terms?

参考仪表板并使用 年度课程招生比较 报告，它允许您按学期(1)比较课程级别注册数据.e. spring 2020 vs. spring 2019).
Are there any courses that should be offered in sequence?

确定并正确排序作为其他课程先决条件的课程, 或者是多课程序列，让学生按计划完成课程序列.
有什么课程是这样的吗 只在特定条件下提供?

通过GET (LA_SC_CM_TYPICALLY OFFERED_CTL)，以显示何时提供课程.

Will special topic courses be offered?

一个特殊的主题只有在通过课程日志批准后才能应用到课程部分. Refer to Curriculum Resources 有关专题课程复习的资料. 任何大学的截止日期都要咨询副院长.
有新课程和课程修改吗 课程组提出并批准，包括技术实施步骤? 如果课程有待修改, 在课程获得批准之前，不应安排该课程的部分课程. Refer to Curriculum Resources 有关课程建议和修改的信息.

 

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What are the projected admission numbers?

Refer to the IE Admission Tracking Tool，可按专业过滤.

通过GET (LA_SR_ACTIVE_STDNT_INFO) 哪个表示在特定学期中激活的学生人数.

How do I determine how many Major (core and elective) and GE courses need to be offered?

通过访问专业和通用电气课程，确定所需的容量 Daily Major Report listed under Daily Major files by term.

Example: BUS Major

我有没有考虑课程 high DFW rates?

参考仪表板来确定高DFW率的课程. To access please click on Dashboard with ID Login

Example: DFWs
What were waitlists like for the previous terms?

Refer to Course Enrollment Detail 按学期，它允许您根据FTES，注册总数和等待列表进行筛选

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How do I assign faculty to courses?

 对于TT/T教员:确认是否有教员因为休假/休假而减少了负担, 授予重新分配/分配的时间(包括新终身教职员工的课程释放), 或者去别的大学教书.

讲师:请参阅 CFA集体谈判协议, Order of Assignment, and the Faculty Affairs CFA/CSU CBA handout. 系主任应联系院长办公室查看权利报告, 哪个表示每个讲师(学期)的合同类型, year, 3 years, 无条件的)以及他们的权利是多少单位.

Have you collected data on faculty preferences 和/或上课时间的可用性和课程作业的适当性(i.e. 哪些教师有资格教哪些课程)?

鼓励系主任维护一个包括该部门所有教员的电子表格, 指出课堂作业的适当性, 以及上课时间的安排.

Example: Faculty Preferences

If faculty need ADA accommodations，是否已将适当的文件提交给人力资源部?

Refer to 遵守《足彩外围网站》(ADA)通知 for more information

 

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Are there 令人信服的教学理由 为什么课程需要安排离网?

在标准时间模块之外安排的课程部分(1).e. 离网)需要事先批准这样做.

欲了解更多信息，请参阅参考网站上的“离网课程资源” 招生计划资源 “总体规划”网页.

以前提交的离网调度请求是否已被处理 approved?

运行并查看学期会议模式使用查询 (LA_SC_ON_GRID) on GET.

 

系主任会制定一个课程时间表草案，其中包括部门调度人员在GET中构建时间表所需的所有信息.

问系主任的问题 系主任资源

什么时候需要完成课程时间表草案?

Refer to 安排生产时间表 for build deadline. 向部门调度人员提供计划草案 at least a week before the deadline (与你所在部门的日程安排人员协商制定时间表所需的时间).
What information needs to be included in the draft schedule?

每门课程的课程表草案都包括课程前缀和编号, units, instruction mode, instructor (including WTUs), enrollment cap, 以及是否需要系里或老师的同意.

What meeting patterns 我可以使用它来安排课程部分吗?

课程部分应按照标准时间模块进行安排. See Semester Daily Time Modules for more information.
Will any course sections be combined (以前被理解为交叉上市课程)?

两个或两个以上的部分作为一门课程来教授 single class (i.e. 与相同的教练(s)，并在 同一天，同一时间，同一地点)必须安排为合并部分. 确保在空间和冲突方面与相关部门协调.

合并的部分需要副院长的批准，必须协调 Academic Services 在优化之前的计划生产期间.
这个专业的学生必须上学校开设的课程吗 another department? 与其他部门协商和协调潜在的时间冲突.
有开设的课程吗 need to be linked (e.g. 数学2120-01的学生还必须注册数学2121-01(补充指导课程)。?

一定要把这个记录给你的部门调度人员.
Did I check for time conflicts 在先决条件，共同先决条件，选修或同等课程之间?

考虑开发一个包含学生可能需要的所有课程的网格，以避免时间表重叠.
有什么课程是有要求的吗 导师或部门同意 (i.e. 督导、实地活动课程、实习等.)? 一定要把这个记录给你的部门调度人员.

Have I distributed course offerings throughout the day and week?

在一天和一周内分配课程部分(1).e. 在黄金时段之外)可能会增加获得理想房间分配的可能性, helps eliminate bottlenecks, 并为学生提供不同时间的课程.

Refer to the Astra Schedule “会议使用模式”报告并按主题过滤. 检查您的部分，以确定您是否已将它们分布在标准时间模块中.

 

During this phase, 部门调度程序将计划输入到GET, 房间是通过优化分配的, 最后进行错误检查. Refer to the Schedule Production Timeline 在特定期限的调度资源下.

BUILD: 部门调度程序将计划输入到GET

我所有的部分都建立在GET正确吗?

部门调度程序可以从GET (LA_SC_SEC_ALL_B_SESS_FID)检讨及检查任何错误.

OPTIMIZATION: 在此期间分配房间

What if some of my sections 没有收到房间分配 via optimization?

没有通过优化获得房间分配的部分通常是在黄金时间受到空间影响的结果.e. 同一时间对同一房间的需求太大.)

 

参考“可用房间”和“调度网格”工具位于 Astra Schedule 在“日历”下，以确定可能提供部分和额外房间的替代时间.

FINAL REVIEW: The schedule of classes, 包括所有的细节，如会议模式, room assignments, variable units, instructor assignments, etc. 是否应在课程表公布前在课程表制作时定稿.

How can I make adjustments to the schedule of classes?

在最后审查的第一阶段，学院调度人员开始审核所有部分. See Review Checklist 在GET计划生产指南中找到需求. 如有需要，请部门调度人员更正.

一旦课程安排公布, all requests to add, cancel, 或更改部分需要副院长批准，并且必须由学院调度人员通过时间表维护表提交给学术服务.

Do any of my sections have 未完成的数据更正 that need to be resolved?

Refer to the 获取课程时间表构建指南 and other guides on the Scheduling Resources webpage for requirements.
在课程安排公布之后, 也可以参考学术服务处提供的每周文件，了解仍然存在突出数据质量问题的部分.

Do any of my sections still need room assignments?

参考学术服务提供的优化结果，和/或 Astra Schedule 会议状态=未分配的部分列表和过滤器, 确定可能仍需要分配房间的部分. 如果没有分配房间，学生将无法注册该部分.

Have I over-or-under-scheduled 与他们的课程部分相比 assigned room capacities?

Refer to the Astra Schedule “选定学期超额预定的部分”报告，以确定注册总数超过指定房间容量的部分. Refer to Room Assignments 入学指南和房间容量要求.

 

Refer to the Astra Schedule “选定学期的低座位填充部分”报告，以审查分配的房间容量的百分比被该部分的注册使用.

Are faculty assignments listed in the schedule of classes?

教师的作业应该列在课程表上，因为这些课程往往比没有列出教师的课程更容易被填满. 请注意，尽早和尽可能准确地分配教师任务是至关重要的，因为它们是Astra Schedule在优化过程中使用的标准. 教师分配将有助于优化过程有效地分配房间的部分，教背靠背.

 

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When should I cancel sections with low enrollment?

Associate Deans, 与系主任密切协商, 是否应该仔细检查低入学率的课程，并在开学前至少21天取消这些课程. Refer to Cancellations 获取更多信息的指南.

 

Example: Late Cancellation Analysis

When should I consider adding new sections of courses?

监控学生注册情况 Daily Enrollment Reports and review waitlists.

咨询你的副院长和/或学生成功和咨询主任